JÁ DEFENDEMOS AQUI em outros artigos nessa revista, em eventos e, principalmente, junto a nossos clientes a importância de o Centro de Serviços Compartilhados (CSC) assumir funções “mais estratégicas”, agregando valor ao negócio a partir das informações por ele processadas e  conhecidas.

No entanto, e ainda mais no cenário tempestuoso como o que atravessamos atualmente, como função básica um CSC deve focar na redução de custos. Revisão e otimização de processos com uso e abuso da Tecnologia da Informação: esse deve ser o mote dos Centros de Serviços Compartilhados.

We have already stand here in other articles in this magazine, events and especially with our customers for the importance of Shared Services Centers – SSC assuming “more strategic” functions, adding value to the business from the processed and known  information.

However, and even more in the stormy scenario as we are currently experiencing, as a basic function, a SSC should focus on cost reduction. Processes review and optimization with extensive use and abuse of information technology: this should be the motto of Shared Services Centers.

Ao ajudar as empresas na revisão do seu negócio e no desenho e implantação de Serviços Compartilhados, ao redesenhar todos os processos com uma visão mais completa e integrada, já percebemos os primeiros ganhos qualitativos, financeiros e de compliance.

In helping companies in the review of their business and in the design and implementation of Shared Services, while redesign all processes with a more complete and integrated vision, we can already notice the initial qualitative, financial and compliance gains.

“de imediato trouxemos, com a mesma metodologia, ganhos acima de R$ 1.3 MM/ano”

“we immediately brought, with the same methodology, minimum gains of R$ 1.3 MM / year”

Por exemplo, recentemente assessoramos uma grande empresa no redesenho dos processos de RH que já estavam centralizados no CSC. Somente revendo processos e aplicando metodologia de Gestão, Governança e Gestão da Demanda, obtivemos uma redução de 20% no custo total da área. Em outro caso, assessorando uma empresa na absorção de novas atividades em seu Centro de Serviços Compartilhados, de imediato trouxemos, com a mesma metodologia, ganhos acima de R$ 1.3 MM/ano, sendo que com outros investimentos, este retorno será  amplificado.

As an example, we recently have advised a large company in the redesign of HR processes that were already centralized at their SSC. Only by reviewing processes and applying Management, Governance and Demand Management methodology, we could obtain a 20% reduction in the total cost of the area. In another case, assisting another company in the absorption of new activities at their SSC, we immediately brought, with the same methodology, minimum gains of R$ 1.3 MM / year and, with other investments, this return will be increased.

Em ambas situações, ainda estão na fila de espera diversas oportunidades de automação que, quando implantadas, trarão retornos ainda maiores. Ou seja, se somente com a aplicação da metodologia de redesenho de processos e gestão da demanda já é possível obter ganhos destas dimensões, é possível alcançar um ganho ainda maior com a automação dos processos, considerando medidas como:

In both situations above, there are still waiting in line several opportunities for automation that, when implemented, will bring even higher returns. That is, if only by applying the process redesign and demand management methodology, it is already possible to obtain gains of this size, many more companies can gain from “process automation” considering measures such as:

 Utilização de robôs (Use os robots)

 Workflows (Workflows)

 Mensagerias (Messaging services)

 Soluções documentais inteligentes e integradas (Intelligent and integrated document solutions)

 Soluções de big data (Big Data Solutions)

 Mobilidade e acesso compartilhados (Mobility and shared access)

Em nossa experiência, com uma boa base de processos redesenhados, um bom modelo de gestão e governança aliados a um sistema de gestão da demanda com BPM integrados e soluções de ponta, as organizações podem reduzir em mais de 50% seus custos em processos de BackOffice. Ou seja, para alcançar a eficiência, produtividade e excelência desejadas, não basta ter apenas os processos redesenhados e otimizados, é necessário que todo CSC seja sustentado por tecnologia de ponta.

In our experience, starting with an adequate base of redesigned processes, a good management and governance model, plus a demand management system with integrated BPM, combined with cutting-edge solutions, organizations can reduce more than 50% of their costs in BackOffice processes. That is, to achieve the efficiency, productivity and excellence desired, all SSCs should be supported by the latest technology, not being enough to have only redesigned and optimized processes.

O desafio consiste em integrar as soluções de tecnologia da informação com as soluções de processo. Enquanto as empresas tratarem estes temas de forma separadas, os ganhos continuarão reduzidos. A partir do momento que as empresas perceberem este potencial, será fácil fazer business case e trazer os ganhos de esperados, reduzindo significativamente os custos do CSC.

The challenge is to integrate information technology with process solutions. As long as companies treat these issues separate, gains will remain low. From the moment that companies realize this potential, it will be easy to build busi- ness cases and bring the expected gains, significantly reducing SSC´s costs.

Mas a gestão de Custos não consiste somente em redesenho de processos ou investimento em tecnologia. A gestão de custos passa por:

 Organização  dos serviços (Organization of services)

 Controle acirrado do orçamento (Fierce Budget Control)

 Adoção de um bom modelo de precificação (Adoption of an adequate pricing model)

 Ter as pessoas certas nas atividades e lugares certos (Having the right people in the right activities and places)

 Processos de melhoria contínua e benchmarking (Continuous improvement of processes and benchmarking)

Identificar oportunidades nas atividades de rotina no dia a dia e implantar os pequenos ganhos fazem uma grande diferença ao longo do tempo. Outro caminho a ser percorrido é a revisão de todas atividades, visando avaliar o valor agregado que cada uma delas oferece. Caso não sejam demandas legais obrigatórias e não gerem valor, devem ser descontinuadas.

Identifying opportunities in routine activities on a daily basis, and deploying small gains make a big difference over time. Another way to go is to review all activities, to evaluate the added value that each provides. If they are not related to mandatory or legal requirements and do not create value, they should be discontinued.

Devemos trabalhar com o conceito de lean-office. Atividades desenhadas de forma consistente com a abordagem lean não necessitam de planejamentos e análises e controles redundantes. As atividades precisam estar integradas ao sistema ERP existente para satisfazer as necessidades de informação dos processos de atendimento, principalmente aqueles que envolvem clientes externos e fechamentos contábeis. A integração com o ERP também cria novas possibilidades para coletar informações sobre os processos de atendimento e identificar novas oportunidades de redução de custos e agregação de valor, o que é vital para uma área que adota a abordagem lean.

We should work with the concept of lean office. Activities consistently designed with the lean approach do not require redundant planning, analysis and controls. The activities need to be integrated into the existing ERP system to meet the information needs of the processes, particularly those involving external customers and accounting closures. Integration with ERP also creates new opportunities to collect information on processes and identify new opportunities for cost reduction and value addition, which is vital to an area that adopts the lean approach.

Outros conceitos imprescindíveis são os da transversalidade e interdisciplinaridade, adotan- do modos de otimizar a solução CSC por meio da integração atividades e subprocessos que eram gerenciados de forma independente por diferentes áreas. Precisamos convencer a empresa a quebrar certos tetos e paredes de vidro, adotando uma visão mais adequada e abrangente da realidade do negócio, que muitas vezes se apresenta de maneira fragmentada. Ao redesenharmos os processos visando sua automação fica evidente o velho hábito de se reinventar a roda que as organizações às vezes insistem em manter. Muitas soluções podem ser padronizadas através de diferentes processos, ampliando as reduções de custos e otimizando a utilização de recursos.

Other essential concepts are the transversality and interdisciplinary, adopting ways to optimize the SSC solution by integrating activities and sub-processes that were managed independently by different areas. We need to convince the company to break certain ceilings and glass walls, adopting a more appropriate and comprehensive view of the business reality, which often presents itself in a fragmented way. When redesigning processes aiming their automation it becomes evident the old habit of reinventing the wheel that sometimes organizations insist on maintaining. Many solutions can be standardized across different processes, increasing cost reductions and optimizing the use of resources.

Uma vez que todas estas ações estiverem sido desenhadas e adaptadas às realidades de cada CSC, o desafio consiste em demonstrar estes ganhos. Para isso deve-se adotar a mensuração dos custos por transação e de indicadores operacionais e de desempenho. São estes controles que demonstram para a organização a eficiente e eficaz gestão de custos realizada por um CSC maduro. Este acompanhamento é o responsável por demonstrar para a organização os ganhos obtidos com a redução dos custos, decorrentes de uma gestão excelente.

Once all these actions have been designed and adapted to the realities of each SSC, the challenge becomes to demonstrate these gains. So it must be adopted the measurement of the cost per transaction and operational and performance indicators. These are controls that demonstrate to an organization the efficient and effective management of costs carried out by a mature SSC. This monitoring is responsible for demonstrating to the organization the gains from costs reduction resulting from an excellent  management.

“Precisamos convencer a empresa a quebrar certos tetos e paredes de vidro, adotando uma visão mais adequada e abrangente da realidade do negócio”

“We need to convince the company to break certain ceilings and glass walls, adopting a more appropriate and comprehensive view of the business reality”

É importante destacar que estes controles e a gestão dos custos são elementos chaves para uma constante evolução de eficiência, eficácia, efetividade, da excelência operacional e crescimento dos serviços e resultados gerados pelo CSC. Quando bem realizados, possibilitam a melhor utilização dos recursos, evitam desperdícios e garantem o compliance de toda a operação.

Em dias de elevada competitividade, de recursos limitados e de mercados reduzidos, não existe melhor alavancador de oportunidades que uma gestão de custos transparente, alinhada aos objetivos do negócio. As empresas somente irão investir e ampliar o escopo do CSC se, comprovadamente, os Centros puderem gerar e adicionar valor.

Os modelos de governança e de gestão devem estar também em sintonia com a estratégia da empresa. A gestão de custos, de eficiência, de produtividade e de excelência operacional devem estar integradas, de forma a propiciar melhores resultados, e neste ponto é que a gestão de custos ganha importância através da gestão de:

 Orçamentos

 Recursos

 Contratos

Is worth mentioning that this controls and costs management are key element for a constant evolution of efficiency, efficacy, effectiveness, operational excellence and growth of the services and results generated by the SSC. When appropriately conducted, it allows the best use of resources, avoids waste and ensures the compliance of the whole operation.

In days of high competitiveness, limited resources and small markets, there is no better opportunities leverage that a transparent cost management, aligned with business objectives. Companies will only invest and expand SSC’s scope, if proven SSC’s can generate and add value.

The governance and management models should also be in line with the company’s strategy. Cost management, efficiency, productivity and operational excellence must be integrated in order to provide better results, and at this point is that the cost management gains importance through management of:

 Budget

 Resources

 Contracts

A melhoria contínua, o aperfeiçoamento constante dos processos e modelos e a absorção de mais atividades, com esta visão de redução de custos e de forma alinhada às medidas estratégicas traçadas anteriormente, seguramente será um diferencial competitivo, tanto interno como externo. Reduzir custos de forma inteligente é um dos melhores caminhos para o crescimento, sempre buscando as melhores práticas em serviços compartilhados ou onde existirem oportunidades.

Continuous improvement, constant improvement of processes and models and the absorption of more activities, with this cost reduction vision and aligned with the strategic measures outlined above will surely be a competitive advantage, both internal and external. Cutting costs in an intelligent way is one of the best paths to growth, always looking for the best practices in shared services or where opportunities might be.

Assim como na vida pessoal, as conquistas advêm quando gerenciamos e controlamos nossos custos respeitando nossos limites de orçamento. Um CSC que não seja eficiente e eficaz na gestão dos seus custos, jamais poderá obter a credibilidade necessária junto aos stakeholders e, consequentemente, ficará limitado em todos os demais aspectos. Já um CSC capaz de gerar resultados, com uma gestão de custos excelente, criará as condições de credibilidade para obter os recur- sos necessários para continuar fazendo mais com menos.

Just as in personal life, achievements come when we manage and control our costs, respecting our budget restraints. A SSC that is not efficient and effective in managing its costs may never gain the necessary credibility with stakeholders, and therefore will be limited in all other respects. However, a SSC able to generate results with an excellent cost management, will create the credibility conditions to obtain the necessary resources to continue to do more with less.

“Para saber mais sobre este assunto, entre em contato conosco pelo e-mail contato@consulpaz.com ou visite nosso site www.consulpaz.com para nos conhecer. Será um prazer compartilhar nossa experiência com você. “