O que é mapeamento de processos?
É a atividade de mapear todo o ciclo de um processo, do início ao fim, identificando suas entradas, suas interfaces, o que entrega/executa, como, para que e para quem. Ou seja, permite entender toda a cadeia de trabalho envolvida. É o sequenciamento de todas as etapas necessárias para entregar um produto ou serviço. Assim, demonstra como essas tarefas guardam vínculos entre si e agregam valor para o negócio e para os clientes. Esta identificação detalhada de cada uma das etapas de trabalho permite a compreensão completa do que está acontecendo em cada situação (processo) dentro da empresa.
Quando se fala de gestão, não falar sobre o conceito de mapeamento de processos e da importância disso no mundo corporativo é muito improvável. Isso porque o ato de mapear as atividades de modo padronizado permite que toda a cadeia de trabalho envolvida seja mais organizada e otimizada. Para que o mapeamento de processos seja eficiente, é importante definir:
- Qual é o motivo da criação do mapeamento?
- O quão crítico ele é?
- Quais ferramentas/padrões devo seguir?
- Onde quero chegar?
- O que quero melhorar?
Qual sua importância e principais benefícios?
Quando realizamos o mapeamento de um processo, conseguimos identificar visivelmente as falhas; também podemos identificar os gargalos, definir os responsáveis por cada uma das etapas, tarefas, atividades e, assim, estimar os recursos necessários (esforço para realização), insumos, estimar tempo de execução e custos envolvidos.
Um mapeamento de processos bem elaborado traz muitas vantagens para a empresa, pois permite o monitoramento, a medição e o controle de tudo o que acontece dentro da empresa. Quando os processos da sua empresa estão mal estruturados, todo o resultado é impactado de forma negativa.
A desorganização de processos pode gerar queda de produtividade, desmotivação dos colaboradores, repetição de tarefas e, assim, uma consequente perda de tempo e dinheiro. Para evitar que isto ocorra e contribuir para os resultados, é preciso organizar os processos para atingir um desempenho melhor, dentre os quais devemos:
- Identificar os gargalos de produção;
- Padronizar as atividades;
- Delimitar os responsáveis por cada etapa produtiva, atividade ou processo;
- Estimar e/ou medir os recursos diretos e indiretos, mão de obra, insumos e tempo necessários para a produção;
- Definir os padrões dos procedimentos (da gestão e do operacional);
- Definir checklists de produção/serviços;
- Definir e revisar funções, responsabilidades e autoridades entre os colaboradores;
- Definir atividades que necessitam de registros e de formulários padrão;
- Eliminar o retrabalho, as atividades redundantes e as que não agregam valor;
- Identificar, eliminar e reduzir falhas;
- Identificar os conhecimentos e competências necessárias para execução das atividades (gestão do conhecimento);
- Identificar todos os controles empregados na atividade (performance, financeiros etc.).
Consequentemente, obteremos os seguintes benefícios:
- Melhorar a compreensão do negócio.
- Auxiliar na tomada de decisão.
- Descrever os procedimentos e processos.
- Potencializar a comunicação e facilitar seu fluxo.
- Evidenciar as mudanças que devem ser feitas em outros processos e ter visibilidade das desconexões.
- Criar modelos, módulos e boas práticas.
- Trazer eficiência e eficácia.
- Agregar valor à cadeia produtiva.
Os gestores da empresa, através do mapeamento de processos, têm plenas condições de ver e entender, de forma ampla, realista e atualizada, as potencialidades, fortalezas/fraquezas das suas atividades e entregas. Dessa forma, com os dados coletados através do mapeamento dos processos, é possível elaborar planos de ação assertivos para otimização da produção e/ou dos serviços.
Para o sucesso de qualquer mapeamento de processos, é fundamental que as pessoas envolvidas nesta atividade tenham total domínio sobre o processo. Desde tarefas, ferramentas, sistemas e interfaces que a sua atividade utiliza. Como costumamos dizer aos nossos clientes, é uma fotografia da situação atual do processo que nos permitirá estudar seu passo a passo, cada uma das tarefas, interfaces, aprovações, controles, obrigações legais, e pensar em melhorias, através de ferramentas e metodologias específicas.
Em tempos de crise, qual a importância de entender e dominar seus processos, controles e indicadores?
Como explorado acima, assim como será comentado nos benefícios para as pessoas, a identificação detalhada das etapas de trabalho abre caminho para a compreensão completa do que está acontecendo na empresa. Ao tomar o conhecimento de eventuais problemas entre as fases de uma operação, você pode prever crises e propor soluções perfeitas.
O mapeamento de processos é uma técnica que pode ser utilizada em diversas áreas, independentemente do tipo de negócio, porém é sempre importante em atividades complexas, pois ele colabora com a organização, normatizando os processos e deixando o ambiente empresarial visível e harmonizado.
Quando você soma ao mapeamento de processos a capacidade de medir sua evolução e seus resultados, você aumenta sua capacidade de resposta durante os processos e antecipa problemas, além de aumentar a produtividade, eficiência, eficácia e efetividade de suas atividades, o que leva a redução de esforço e custo e ainda, aumenta a qualidade percebida por seus clientes.
Podemos dizer que o método intrínseco a este modelo é o PDCA, no qual continuadamente a empresa executa o ciclo, pois conhecendo os processos, permite um planejamento adequado, uma execução controlada, mede e acompanha seus resultados e garante a evolução da padronização, com ajustes e correções necessárias, aprendidas ao longo do ciclo.
Esta condição facilita a atuação da área de controles internos, que se beneficia de processos padronizados, estáveis e robustos que tenham gestão de seus processos de forma continuada, fazendo inclusive com que a melhoria seja um elemento importante e diferenciado dentro da cultura de organizações que se utilizam desta prática. Ainda neste ponto, entender plenamente seus processos os possibilita que sejam automatizados da melhor forma possível e com investimento seguramente menor do que aqueles necessários para processos não conhecidos, controlados e medidos de forma robusta.
Aqui temos a visão clara da importância e da relação existente entre processos e tecnologias. Para tirar o melhor proveito, está evidente mais uma vez, a necessidade de conhecer, mapear, entender medir e controlar seus processos, com ferramentas suportadas cada vez mais por tecnologias digitais, que aumentam a produtividade, mobilidade e dentre outros. Portanto, ainda mais importante, em momentos de crise, é conhecer e dominar seus processos, indicadores e métodos.
Em tempos de crise, qual a importância de entender e dominar seus processos, controles e indicadores?
Como explorado acima, assim como será comentado nos benefícios para as pessoas, a identificação detalhada das etapas de trabalho abre caminho para a compreensão completa do que está acontecendo na empresa. Ao tomar o conhecimento de eventuais problemas entre as fases de uma operação, você pode prever crises e propor soluções perfeitas.
O mapeamento de processos é uma técnica que pode ser utilizada em diversas áreas, independentemente do tipo de negócio. Entretanto, é sempre importante em atividades complexas, pois colabora com a organização, normatizando os processos e deixando o ambiente empresarial visível e harmonizado.
Quando você soma ao mapeamento de processos a capacidade de medir sua evolução e seus resultados, você aumenta sua capacidade de resposta durante os processos e antecipa problemas. Além disso, aumenta a produtividade, eficiência, eficácia e efetividade de suas atividades, levando à redução de esforço, custo e aumento da qualidade percebida por seus clientes.
Podemos dizer que o método intrínseco a este modelo é o PDCA, no qual continuadamente a empresa executa o ciclo, pois conhecendo os processos, permite um planejamento adequado, uma execução controlada, mede e acompanha seus resultados e garante a evolução da padronização, com ajustes e correções necessárias, aprendidas ao longo do ciclo.
Esta condição facilita a atuação da área de controles internos, que se beneficia de processos padronizados, estáveis e robustos que tenham gestão de seus processos de forma continuada, fazendo inclusive com que a melhoria seja um elemento importante e diferenciado dentro da cultura de organizações que se utilizam desta prática. Ainda neste ponto, entender plenamente seus processos os possibilita que sejam automatizados da melhor forma possível e com investimento seguramente menor do que aqueles necessários para processos não conhecidos, controlados e medidos de forma robusta.
Aqui temos a visão clara da importância e da relação existente entre processos e tecnologias. Para tirar o melhor proveito, está evidente, mais uma vez, a necessidade de conhecer, mapear, entender, medir e controlar seus processos, com ferramentas suportadas cada vez mais por tecnologias digitais, que aumentam a produtividade, mobilidade, dentre outros. Portanto, ainda mais importante, em momentos de crise, é conhecer e dominar seus processos, indicadores e métodos.
Por que também é benéfico para as pessoas?
A oportunidade de entender um processo do início ao fim, de compreender as suas interfaces, de saber como avaliar a performance e os resultados gerados, de analisar os gaps e oportunidades, aumenta a capacidade analítica da pessoa.
O que isto ajuda?
Capacidade analítica é a habilidade de produzir informações e conhecimento a partir da análise de dados que nem sempre estão relacionados de maneira óbvia. Ou seja, saber organizar de forma lógica informações de diferentes origens e natureza. Assim, esta capacidade acaba por diferenciar os profissionais, permitindo àqueles que entendem processos contribuírem mais assertivamente para os resultados do negócio ou mesmo para o desenvolvimento de novos negócios.
Portanto, entender o que é, quais os benefícios, como funciona a gestão por processos, saber mapear e obter resultados através de processos, melhora de forma significativa sua capacidade de tomar decisões, sua compreensão do negócio e o valor gerado para o negócio, seja próprio ou seja de uma organização na qual você está inserido.
Qual seria o caminho para obter estes os benefícios do mapeamento?
As principais técnicas utilizadas em um mapeamento de processos são entrevistas, reuniões, workshops colaborativos, questionários, observação de campo, coleta de documentos e o brainstorming. Para isso, podem ser utilizados:
- Apontamento do processo a ser mapeado e a ferramenta/metodologia utilizada no levantamento;
- Definição do grau de detalhe do mapeamento e as informações necessárias;
- Validação do mapa do processo;
Mapear um processo nada mais é do que desenhar um fluxo de atividades, etapa por etapa, do início ao fim (e não com uma visão por departamento). Documentar todas as melhorias é essencial para padronizar os processos otimizados, escalar as melhorias e inseri-las na cultura do negócio. Os maiores resultados gerados por um mapeamento de processos é o amplo conhecimento dos processos do negócio e sua documentação.
Um mapa de processo é a representação gráfica, ou seja, o desenho da sequência de atividades que compõe um processo. O objetivo dele é mostrar informações de entrada, processamento e saída do processo (produtos, serviços e resultados).
O acompanhamento periódico dos resultados dos processos internos pode ser considerado a última etapa do mapeamento. Mas, no entanto, é apenas o início de todo um trabalho voltado à eficiência e à produtividade da sua organização, o que deve ser cíclico e contínuo.
Concluindo
Com base no que expusemos acima, fica claro que processos mapeados e bem desenhados podem ajudar de forma significativa as pessoas e as empresas em tempos de crise, principalmente a saírem melhores do que quando entraram.
Referências:
Entenda por que mapear processos é vital para qualquer empresa. Venki. Disponível em: <https://www.venki.com.br/blog/por-que-mapear-processos/>. Acesso em: ago. 2020.
JUNIOR, Carlos. Qual a importância do mapeamento de processos na empresa? Project Builder. Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog/mapeamento-de-processos/>. Acesso em: ago. 2020.
Mapeamento de Processo. Mais Consultoria. Disponível em: https://maisconsultoria.com.br/importancia-do-mapeamento-de-processos/ Acesso em: agosto 2022.
MOTTA, Camila Machado. A importância do mapeamento de processos nas organizações – Micreiros.com. Micreiros.com. Disponível em: <https://micreiros.com/a-importancia-do-mapeamento-de-processos-nas-organizacoes/>. Acesso em: ago. 2020.
Organização empresarial – Daexe Assessoria Executiva. Daexe.com.br. Disponível em: <https://www.daexe.com.br/organizacao-empresarial/?gclid=CjwKCAjwte71BRBCEiwAU_V9h1TLgzZefzgUtUk7oVR8U4tEgse-_teEe4PsWMWJ4tuGe_ORAMlHkBoCc5sQAvD_BwE>. Acesso em: ago. 2020.
Vantagens e exemplos de mapeamento de processos nas empresas. HEFLO PT. Disponível em: <https://www.heflo.com/pt-br/mapeamento/vantagens-mapeamento-processos-nas-empresas/>. Acesso em: ago. 2020.
VERSIANI, Rafael. Mapeamento de processo: o que é, os seus benefícios e como fazer. Enotas.com.br. Disponível em: <https://enotas.com.br/blog/mapeamento-de-processo/>. Acesso em: ago. 2020.
ZANETTI, David. Conheça 5 benefícios do mapeamento de processos – ProMove. ProMove. Disponível em: <https://promovesolucoes.com/conheca-5-beneficios-do-mapeamento-de-processos/>. Acesso em: ago. 2020.
