A importância e o papel da Gestão da Mudança em processos de transformação digital nas empresas é cada vez mais evidente para as lideranças.
Empresas de todos os tamanhos e segmentos já passaram, estão passando ou passarão por um projeto de atualização e/ou implantação de novas tecnologias. Para se adaptarem às constantes mudanças do mercado, é preciso investir em ferramentas que apoiem de forma mais eficiente, integrada e segura, as áreas de negócio. Assim, é possível otimizar a execução das atividades e alavancar a gestão dos processos.
Dessa forma, gradativamente, através das lições aprendidas de implementações anteriores, ficou clara a importância de se conduzir um processo estruturado de Gestão da Mudança. Existem inúmeros relatos de implementações que tiveram baixa adesão na utilização das funcionalidades disponibilizadas aos usuários. Ou seja, mesmo investindo em uma tecnologia de ponta, os resultados não foram positivos. Por outro lado, vemos relatos positivos de empresas que utilizaram a Gestão da Mudança como apoio e aliada na condução da sua jornada de transformação.
Mas afinal, o que é a Gestão da Mudança, para que serve e como ela contribui para a implantação de novas tecnologias e sistemas?
A definição e o papel da Gestão da Mudança
Gestão da mudança é um processo estruturado e planejado que visa gerenciar as mudanças em uma organização. Isso é feito através de metodologias, ferramentas e abordagens, para ajudar os indivíduos, equipes e a organização como um todo a se adaptarem às mudanças.
A gestão da Mudança proporciona ampliar as chances de os resultados esperados serem atingidos ou superados, através de ações de gestão do fator humano.
Ela é uma parte essencial do processo de implementação de novos sistemas ou tecnologias, pois a mudança geralmente afetará a maioria dos aspectos da organização, referente ao modo de ser e fazer.
Principais contribuições da Gestão da Mudança
Podemos destacar como principais contribuições que fazem parte do escopo das ações de Gestão da Mudança:
- Engajar as lideranças para assumir o protagonismo de serem os principais agentes de mudanças junto as suas equipes;
- Identificar e apoiar na condução de ações para mitigação dos impactos organizacionais das mudanças dos processos decorrentes da implantação do novo sistema;
- Alinhar a cultura organizacional com o novo sistema, garantindo que a mudança seja aceita e incorporada à cultura da organização.
- Garantir uma comunicação de forma clara e constante, sobre os motivos da mudança, os benefícios do novo sistema e a forma com que a mudança afetará os colaboradores, a empresa e os fornecedores externos;
- Aumentar a aceitação do sistema pelos usuários, tendo em vista que uma das maiores barreiras para o sucesso da implantação de novos sistemas é a resistência, geralmente natural e parte dos estágios da mudança, quando ainda se tem o desconhecimento de como será o novo;
- Elaborar uma estratégia e metodologia para a execução das capacitações que contemplem a melhor forma de absorção do conhecimento pelos usuários ;
- Mensuração através de pesquisa e apresentação de indicadores de gestão do nível de prontidão da organização para a mudança;
- Assegurar a saúde física e emocional dos times envolvidos no projeto através de ações estruturadas durante as fases de execução da implementação;
- Maximizar o uso pleno do sistema disponibilizado e a execução dos novos processos reduzindo a memória corporativa passada dos processos e sistemas descontinuados.
Pontos de atenção
Cabe ressaltar que as ações acima são alguns exemplos e não existe uma receita pronta para atender na plenitude todas as empresas. Isso porque sempre devemos elaborar as ações de acordo com a cultura organizacional e com a validação das principais lideranças para amenizar as dores da mudança e proporcionar os melhores resultados.
No entanto, é preciso ter atenção na fase de planejamento. O processo de implementação pode se tornar difícil e desafiador caso não sejam contempladas todas as frentes de trabalho, além das responsáveis pelas atividades técnicas, de negócio e de gerenciamento para implantação, nas atividades de gerenciamento das mudanças.
Para conhecer mais sobre este tema, entre em contato conosco!
