Peça fundamental no quebra-cabeça para um RH Estratégico, capaz de alavancar o crescimento das empresas, a tecnologia tem se apresentado de diversas formas e maneiras nas últimas décadas. Em Recursos Humanos, ela possui, obviamente, suas características específicas, com ERPs transacionais e estratégicos, portais de RH, autoatendimento com descentralização, integração, soluções em nuvem (cloud), experiência do usuário e inteligência artificial (IA).
Assim como nas áreas médica e jurídica, o RH é um setor com enorme geração diária de informações, além de armazenas dados históricos de décadas. Isso permite que os Sistemas de RH processem e interpretem dados para apoiar decisões altamente estratégicas em tempo recorde, oferecendo insights valiosos para os executivos de uma empresa.
Por outro lado, uma pesquisa recente da Dresner Advisory revelou que, entre 12 áreas analisadas nas empresas, o RH ocupa a penúltima posição em utilização de informações inteligentes para tomada de decisões. Mesmo que esse panorama tenha evoluído um pouco, é fato que o RH ainda possui uma grande oportunidade de amadurecer seu próprio negócio com o apoio da tecnologia.
Divisão das Tecnologias no RH
Podemos dividir as tecnologias voltadas ao RH em cinco principais blocos, destacando algumas de suas funcionalidades:
1. Transacional: Abrange o cadastro de funcionários, movimentações (admissões, demissões, transferências), benefícios, cálculo de horas, cálculo de folha de pagamento, estrutura organizacional da empresa, cargos, posições e departamentos.
2. Estratégico: Envolve processos como onboarding e offboarding, recrutamento e seleção, gestão de sucessão, definição de metas e objetivos, avaliações de desempenho, treinamento e desenvolvimento.
3. Autoatendimento: Oferece autonomia para funcionários e gestores, com funcionalidades que descentralizam processos do RH.
4. Portal do Funcionário: Centraliza informações e serviços, facilitando o acesso e a interação.
5. Business Intelligence (BI): Gera reports inteligentes com informações estratégicas valiosas.
A Inteligência Artificial (IA) veio para automatizar processos e oferecer possibilidades que antes não seriam imagináveis de serem desenvolvidas e implementadas, entregando informações preditivas e ainda mais estratégicas.
Arquitetura de Tecnologia no RH
Existem diferentes caminhos para iniciar a transformação de uma operação do RH. Um deles é revisar processos e modelos operacionais para entender como é possível essa operação ser aprimorada. Após isso, então, rever a tecnologia. No entanto, trago aqui o olhar através da arquitetura de tecnologia do RH. Para mim, esse é um caminho mais objetivo e mais fácil de se compreender em camadas esse universo complexo e maravilhoso que é o RH.
Através da Arquitetura de Tecnologia de RH conseguimos compreender quais são as áreas que estão atendidas e quais não estão sendo atendidas. Além disso, também podemos medir o nível de atendimento e correlacionar problemas que já conhecemos à respectiva tecnologia. Também permite interpretar até que ponto o modelo de operação e o desenho dos processos estão adequados ou precisam ser revisados/reestruturados. Com esse olhar, ao final de um bom projeto de Assessment, conseguimos entender o nível de maturidade da Tecnologia de RH de uma determinada empresa e compreender se os principais objetivos estratégicos estão sendo atendidos. Algumas perguntas essenciais nesse processo incluem:
- As informações dos colaboradores estão concentradas a fim de facilitar o acesso e conectar sistemas estratégicos? Ou seja, a Arquitetura de Dados está adequada para as necessidades de hoje e do futuro presente (IA)?
- O(s) fornecedor(es) de ERP permite(m) integrações fáceis com sistemas satélites de nicho com inovação em áreas específicas que otimizem e melhorem a operação?
- Existem integrações demais e muitas vezes manuais?
- A acessibilidade, o Portal do RH e Autoatendimento estão implementados e funcionando de maneira adequada?
- Qual a abrangência, velocidade e facilidade de implementar e sustentar os Workflows?
- Os fornecedores de softwares dificultam a manutenção e sustentação da sua operação e tendem a aumentar o custo de manutenção e propriedade?
Essas e outras dezenas de perguntas podem ser respondidas por um Projeto de Assessment da sua arquitetura de tecnologia de RH. Assim, é possível identificar as alavancas de valores que servirão de fonte de informação para um Business Case. Esse estudo pode subsidiar em parte ou até totalmente a modernização da tecnologia de RH e assim elevar o nível da operação do seu RH. É possível planejar essa transformação em fases ou ondas, considerando as prioridades identificadas que devem estar diretamente relacionadas ao retorno financeiro e com os limites de investimentos e estratégias maiores da empresa.
Por que investir em tecnologia para o RH?
O objetivo final é otimizar a operação, reduzindo custos, maximizando resultados e trazendo experiência para o colaborador, promovendo, assim, um crescimento sustentável da empresa. Algumas razões para esse investimento incluem:
- Otimização da operação, garantindo uma relação adequada entre o número de colaboradores do RH e o tamanho da empresa.
- Maior foco em questões estratégicas, ao invés de investimento em atividades operacionais.
- Redução no turnover, o que diminui custos com treinamento de novos funcionários e economiza um tempo precioso antes investido em recursos que não eram adequados para uma determinada posição ou até mesmo não eram alinhados com os objetivos da empresa. Além disso, aumenta a continuidade no desenvolvimento da cultura organizacional, o que lhe traz um ganho de produtividade.
- Melhor interpretação do negócio, quando consegue associar dados da operação com dados da experiência medida ao longo dos processos.
- Outro ponto importante que você deve lembrar é que a grande maioria das pessoas em suas atividades diárias pessoais possuem uma experiência com tecnologia muito avançada – ao pedir uma refeição, chamar um taxi, alugar uma casa, comprar um eletrodoméstico que chega em algumas horas. Quando essa pessoa inicia na sua empresa, a expectativa dela ao realizar as atividades são as mesmas com relação à tecnologia. O desafio de entregar essa tecnologia é grande, mas é possível!
Enfim, são praticamente infindáveis os benefícios de uma tecnologia de RH bem desenvolvida e bem implementada.
Minha experiência com a evolução tecnológica no RH
Desde 1999, atuo em implementações de ERPs para RH e tenho observado, assim como as empresas e as tecnologias, uma evolução constante. Desenvolvi metodologias que ajudam a medir, identificar e implementar transformações digitais no setor de RH.
Essas transformações não acontecem de forma imediata, mas em ondas ou fases, adaptadas à realidade de cada organização. Ainda que não seja necessário buscar a maturidade máxima em operações de RH, é imperativo reduzir perdas causadas pela falta ou má implementação de tecnologias.
Uma tecnologia bem desenvolvida e implementada no RH é crucial para tornar uma empresa mais competitiva, eficiente e preparada para os desafios de hoje e do futuro.
E fica aqui um alerta: hoje a IA está aparecendo aos poucos, em camadas ou processos específicos, ou até mesmo já embutida em algumas partes dos ERPs de RH. Porém, penso que em muito pouco tempo ela pode ser o motor central de toda essa tecnologia. Portanto, esteja atento e atualizado sobre onde a sua empresa se encontra em termos de tecnologia para RH para que consiga reagir a tempo a uma atualização tecnológica necessária para a sua existência.
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