Para uma empresa trabalhar com eficiência, eficácia e efetividade, é preciso haver integração entre áreas e departamentos, atividades, pessoas e objetivos. Trata-se de um ambiente em que tudo está interligado, e as ações (ou omissões) de uma pessoa, área ou departamento afetam diretamente outras pessoas e setores da companhia.
Acontece, que para alcançar resultados positivos e expressivos, não basta que uma empresa realize atividades; é preciso que isso seja feito da melhor forma possível, com qualidade, dentro do prazo, de maneira integrada, permitindo que haja controle e gestão. E daí a importância de melhorar sempre os processos de trabalho, seja no sentido de melhorar eficiência e produtividade, ou estar preparado para a nova era exponencial de constante inovação e automação, uma vez que vivemos em tempo de agilidade, onde se a empresa não possuir processos eficazes, corre o risco de ser deixada para trás pelos seus concorrentes, colocando o crescimento da empresa em risco.
Umas das formas utilizadas para identificar oportunidades e melhorar os processos é o mapeamento de processos. Mas, antes de sair realizando o mapeamento dos processos, é fundamental estar alinhado com os objetivos organizacionais, ou seja, entender o ambiente de negócios, onde a empresa deseja chegar e as necessidades dos clientes. Afinal, os processos estão inseridos dentro do contexto da empresa, não sendo peças isoladas. Portanto, simplesmente mapeá-los sem entender como entregam valor à empresa, não trará os resultados desejados.
Quais os benefícios de um mapeamento de processos?
O mapeamento permite a empresa enxergar os pontos fortes e pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidades na operação, custos altos, gargalos, atividades redundantes, falhas de integração, tarefas de não valor agregado, retrabalhos, desperdícios de documentações, aprovações desnecessárias, estoques elevados, etc., conhecer todos estes pontos irá permitir que as empresas aprimorem o entendimento sobre seus processos e aumentar a performance do negócio.
Através do mapeamento também, é possível calcular os custos de cada atividade, etapas e o custo total dos processos, os tempos de execução, os responsáveis, as pessoas alocadas, o tempo de dedicação de cada recurso e, com base em análises detalhadas e comparações com as melhores práticas de mercado, sugerir melhorias, otimizações e automações etc.
Também possibilita e facilita a implementação de indicadores de desempenho que é um instrumento de gestão essencial para medir a evolução dos processos e os resultados da empresa. Com os indicadores é possível acompanhar se as metas traçadas estão sendo alcançadas ou não, e poder gerar ações de melhorias para atingir os objetivos do negócio.
Desde as pequenas até as grandes corporações, ao mapear processos administrativos somos capazes de:
- Saber qual a situação atual de cada processo da empresa;
- Ter visão ampla do processo do início ao fim;
- Ter uma visão clara da cadeia de valor e de seus componentes;
- Compreender e entender como o processo funciona na prática;
- Projetar o futuro com embasamento teórico e palpável sobre dados reais;
- Ter percepção completa e correta dos objetivos, pessoas e recursos tecnológicos utilizados em cada processo mapeado;
- Ter entendimento do negócio de forma abrangente e consistente;
- Identificar os principais gargalos e falhas nos processos;
- Eliminar desperdícios;
- Reduzir variância no desempenho do processo;
- Melhorar a comunicação entre as áreas;
- Padronizar para garantir que o processo seja executado da melhor maneira possível;
- Produzir documentação estruturada e coesa (Standard Routines) dos processos para ser utilizada na capacitação de colaboradores e,
- Promover melhorias e automações nos processos.
O que é Mapeamento de Processos?
O Mapeamento de processos é uma técnica utilizada para entender de forma clara e simples como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo das atividades em termos de entradas, saídas e ações.
O primeiro resultado que encontramos quando realizamos o mapeamento dos processos é o que chamamos de AS IS, que é uma “foto” da situação atual de cada processo, ou seja, como o processo é realizado, quem são os responsáveis, qual o tempo e recursos necessários para realizá-los, quais são as maiores dificuldades, fragilidades e suas oportunidades de melhoria.
Após esse levantamento da situação atual, é iniciado o trabalho de documentação, projeção e definição da situação futura para a execução dos processos, incorporando melhorias identificadas ao longo do mapeamento do processo AS IS, somadas às melhores práticas do mercado, o qual chamamos de TO BE.
Na etapa do TO BE, é realizado o redesenho dos processos com o objetivo de melhorar os processos do negócio de ponta a ponta, onde os fluxos ficam mais otimizado em relação ao atual, incorporando o máximo de melhorias possíveis, e trazendo benefícios como:
- Simplificação;
- Eliminação de gargalos e retrabalhos;
- Eliminação de atividades que não agregam valor ao cliente;
- Redução na variância no desempenho do processo;
- Melhor comunicação entre as áreas;
- Automação;
- Padronização;
- Redução de Custos;
- Redução do Tempo do Ciclo;
- Qualidade nos serviços prestados;
Existem diversas ferramentas para realizar o mapeamento de processos, dentre elas, podemos destacar: o fluxograma, o mapofluxograma e o BPMN. Entenda a diferença entre cada uma destas 3 ferramentas para mapear processos a seguir:
Fluxograma
No fluxograma, os processos são desenhados de forma simplificada, utilizando símbolos padronizados. Seu objetivo é facilitar a análise dos processos para possibilitar a identificação de possíveis melhorias. Porém, o fluxograma apresenta limitações devido sua extrema simplicidade, portanto, não é indicado para análises mais profundas.
Mapofluxograma
Esta ferramenta é bastante útil para processos que envolvem plantas produtivas e linha de montagem. O mapofluxograma é uma combinação do fluxograma de processos com o layout típico de uma linha de produção. Portanto, sua utilização é adequada à processos produtivos que demandam muita movimentação de materiais e necessitem estocagem de produtos.
BPMN - Gerenciamento de Processos de Negócios
Esta é a ferramenta mais utilizada atualmente para o mapeamento dos processos administrativos, trata-se da notação gráfica para especificar os processos, utilizando uma série de ícones padronizados. Portanto, por meio do Business Process Model and Notation é possível produzir uma notação padrão compreensível aos usuários de negócios, bem como, utilizar semânticas complexas para usuários técnicos. O grande diferencial do BPMN é o nível de clareza e forma intuitiva com que apresenta o processo.
Cada vez mais esse padrão tem se popularizado. Isso acontece pela sua capacidade de solucionar os gaps deixados por ferramentas mais tradicionais como o fluxograma.
A partir do momento que você mapeou todos os passos e criou um fluxograma adequado para seus processos administrativos é importante elaborar um procedimento manual, assim, todos os colaboradores que estiverem envolvidos com cada processo saberão como agir mediante a nova maneira de trabalhar.
Para concluir, recomendo que aborde e crie um conjunto de normas, procedimentos e funções bem como suas atividades e respectivos objetivos. Não esqueça das instruções e orientações que devem ser lembradas em todas as etapas do processo, garantindo a capacitação dos colaboradores. Uma dica é transformar o procedimento/manual em algo digital para facilitar as eventuais mudanças e ajustes, garantido assim que todos estejam utilizando a última versão do documento que menciona a melhor maneira de executar a atividade.
De forma resumida, demonstramos a seguir os principais os pontos que envolvam a atividade de Mapeamento de Processos:
