CSC da Randon Completa 10 Ano em 2021 - Fernando Bortolini
01 de janeiro de 2021
Entrevistado(s): Fernando Bortolini
CSC DA RANDON COMPLETA 10 ANOS EM 2021
Entrevista com Fernando Bortolini, Gerente Financeiro e Administrativo do CSC na Randon
O CSC da Randon completa 10 anos em 2021. A transformação cultural para deixar a área mais ágil, contribuindo para o processo de transformação da organização, é um dos desafios de Fernando Bortolini, que assumiu há dois anos o CSC da Randon.
Ele falou sobre este tema e as evoluções ao longo do tempo na empresa em entrevista para Eden Paz, CEO da ConsulPaz, que contou com a participação de Clairton Braun, CEO do Grupo Braun.
Eden Paz (Porto Alegre) - Fernando, nos conte um pouco da sua experiência profissional e de como chegou a esta posição no CSC da Randon?
Fernando Bortolini (Caxias do Sul) - Tenho 21 anos de empresas Randon. Não sou oriundo da área de CSC. Comecei numa das empresas do grupo que é a Jost, na área de engenharia industrial, depois trabalhei na Randon Implementos também na área de engenharia industrial, sendo responsável também por áreas como manutenção, qualidade, ferramentaria e outras atividades. Este é o meu principal background.
Num determinado momento da carreira tive a oportunidade de atuar na área de saúde, segurança e meio ambiente corporativa e interagia com todas as empresas do grupo. E agora no CSC, prestes a completar 2 anos na metade deste ano, num desafio novo e muito bacana a convite do Roberto, nosso diretor, para apoiar a jornada de excelência operacional e inovação da área. Eu costumo dizer que embora não seja minha área de especialidade, o desafio tem tudo a ver porque a minha área é de engenharia de automação e controle. Estamos completando 10 anos de CSC nas empresas Randon
Clairton Braun (Porto Alegre) - Você comentou sobre a engenharia de automação. Como é possível aplicar esses conceitos, que normalmente foram desenvolvidos para linha de produção, no back office?
Fernando - É um desafio bacana. Sempre atuei em operações. Manufatura era nosso foco como áreas de aplicação dos conceitos. As operações também têm processos administrativos. Nós já dávamos alguns passos no lean office, como chamamos. Então, o desafio foi facilitado por este contexto. Já tínhamos experiência em processos administrativos. Costumo dizer que o lean não é uma ferramenta e sim uma filosofia. Se olharmos assim, não importa os processos, vamos conseguir encontrar aplicações. A nossa equipe comprou a ideia e temos ambições de ser o braço office da excelência operacional das empresas. Quem sabe no futuro o CSC prestando serviço de lean para nossas unidades, no aspecto do office.
Eden - Nesta filosofia de uso e aplicação de um modelo [lean], e dentro do contexto da inovação: Como vocês estão no CSC da Randon atrelados a esta filosofia de gestão, de processos, de lean, incorporando a inovação?
Fernando - Há alguns anos, começou o processo de transformação cultural, neste mundo VUCA, com novas tecnologias e uma velocidade cada vez mais rápida. E foi bacana este processo. A empresa começou o movimento e viu alguns aceleradores. E a transformação digital foi um dos aceleradores. Trouxemos novas tecnologias para auxiliar no processo de transformação cultural, deixando a empresa mais ágil. O CSC foi visto como um terreno fértil para essa transformação. Temos processos bem estruturados, desenhados. Há um convite mais fácil para uma nova tecnologia, e são processos que têm impacto em grande escala na organização.
Por exemplo, no processo de recrutamento e seleção, que foi o primeiro que digitalizamos. Impacta tanto gestores, empregados, que podem se candidatar, quanto o mercado. Foi uma sacada muito esperta de identificar esses catalisadores e seguimos neste processo. Nós, enquanto CSC, também tivemos de nos adaptar a esses processos. Qual seria nosso papel, como preparamos nossas pessoas, onde estão as oportunidades. Começamos o que chamamos de ambidestria. A capacidade de equilibrar a excelência operacional, ou seja, entregar o que nos comprometemos com excelência, com o lado da inovação e transformação digital.
Como equilibramos esses dois pratos foi um dos primeiros movimentos que fizemos com nossa turma. Para que possamos aplicar a tecnologia, mas como meio, como algo que precisa servir as pessoas, para aliviar os processos, deixá-los mais ágeis, para que as pessoas desenvolvam suas potencialidades de forma plena. Se aplicar a tecnologia num processo que não está pleno, vou estar automatizando o desperdício. Por vezes, o processo nem precisaria existir. Depois desta reflexão, entro com a tecnologia para o próximo salto.
Eden - É uma linha de lógica para um bom desenvolvimento. Não adianta colocar uma Ferrari para andar numa fazenda que ela não seria útil. Neste contexto, é comum chegarmos em algumas empresas e ouvir: "Quero um CSC 4.0". Então, pergunto como estão os processos e dizem que não precisam de processos e, sim, da automação. Porém, antes de pensar no que vai para o robô, é necessário analisar o que tem de seguir existindo, entender os modelos de aprovação, os pontos de contato e a visão E2E dos processos. Mas Fernando, qual a importância do CSC para as empresas Randon?
Fernando - É imensa. Se pensarmos nos primeiros momentos de CSC, há dez anos, a gente começa a capturar aqueles ganhos do CSC 1.0. Começamos explorando os ganhos de sinergia, trazer escala para os processos, governança, repetitividade, há um benefício imediato neste movimento. Depois, na nossa trajetória, fomos fazendo passo a passo, foi acontecendo pouco a pouco. Os processos foram migrando e fomos adequando às necessidades da empresa. A questão da padronização também é um acelerador para o uso de tecnologias.
Se um processo está descentralizado em dez unidades, colocar uma tecnologia neste processo é um desafio maior do que se estivesse em uma área. Uma coisa é crescer quando é preciso estruturar 10, 20 back offices, e outra realidade é quando temos uma área de back office centralizada e sustentamos o crescimento das empresas mais tranquilamente. Conseguimos até absorver alguns serviços sem incrementar a estrutura. Tornar nossas pessoas mais analíticas, respondendo atividades com maior agregação de valor e a tecnologia dá conta das tarefas mais repetitivas.
Eden – Antes, era necessário alguém para separar, outro para catalogar, outro para arquivar. Hoje, com uma digitalização e um clique todo o trabalho está feito. Este conceito do plug and play, quando, por exemplo, você faz uma fusão, é possível absorver as atividades praticamente sem adicionar novos recursos. Como Tem sido na Randon?
Fernando - A gente tem, felizmente, vivido essas experiências. De trazer novas empresas e expandir o portfólio de serviços, liberando pessoas para o analítico, para o relacionamento com clientes. Celebramos dez anos num momento muito positivo.
Eden - Como foi a adaptação do CSC no momento da pandemia?
Fernando - Sempre tenho um mantra: "Para que esta situação está acontecendo?". Para tirar aprendizado. O que podemos tirar de bom dessa experiência? Foi um desafio tremendo. Um exercício prático do "liderando na complexidade". O processo começou a ficar mais crítico em março de 2020, e nós tivemos ali, de 15 a 20 de março, quando começaram as restrições maiores, era uma decisão atrás da outra, informações novas.
Lembro-me que aquela semana foi mais crítica, numa terça nos reunimos, TI, CSC, e falamos que teríamos de montar uma nova estratégia de operações. Hoje à noite, temos de iniciar testes de home office. Na sexta, liberamos os times de operações, que não podiam operar de forma remota, em férias coletivas. O pessoal da folha de pagamento foram verdadeiros heróis. Nunca trabalhamos tanto como naquele período. Nosso pessoal de operações em férias e nossa equipe firme e forte. Administrando aqueles que tinham de estar na empresa, como o pessoal de facilities, para que quem fosse voltar ao trabalho estivesse seguro. No momento mais ameno, trabalhamos com 20 a 25% presencial. Agora nosso time nas últimas semanas ficou 5% presencial.
Clairton - Caiu a produtividade? Conseguiram manter?
Fernando - Mantivemos e até melhoramos. O home office que vivemos não é o ideal, porque somos forçados a isso. Mas temos ganhos. Ganham tempo em deslocamento, facilita a dinâmica familiar. Na maioria dos casos, o relato é positivo. Tudo tem os dois lados. Há aquilo que não se adapta bem ao home office. Com as escolas fechadas geram alguns inconvenientes.
Na maioria dos casos, houve mais prós do que contras.
Clairton - Há alguma previsão, em normalizando, sobre o modelo de operação? Seguirão em híbrido? Discutiram isso?
Fernando - Temos algumas discussões avançadas. Por sorte, já tínhamos um formato de home office sendo pensado. Havia alguns pilotos de alguns colegas que estavam experimentando o home office em menor escala. O modelo de home office está consagrado. Mas não considero que estejamos trabalhando em home office, e sim em confinamento. Quando a situação estabilizar, acredito em modelo híbrido. Três dias de home ou dois. Somos seres relacionais, não adianta nos iludirmos. Fazer uma dinâmica faz falta.
Eden - Queria saber para vocês da importância de ter uma ABSC, se tem valido a pena estar participando, da Associação Brasileira de Serviços Compartilhados?
Fernando - É um valor agregado imenso. Nossa jornada é construída do nosso jeito, passo a passo. Não tivemos uma grande implementação de CSC de alguma empresa matriz. Nós somos os protagonistas desta jornada. Se temos uma dúvida de processo, ou precisamos implementar algo que não temos ainda, o acesso que temos aos colegas pela ABSC é um grande atalho. Essa troca faz todos crescerem.
Clairton - Vocês estão na ABSC, têm parceiros como a Consulpaz. Como veem este papel de associações, consultorias, dentro do teu processo de gestão do dia a dia?
Fernando - Vejo dois aspectos principais. O primeiro é que trabalhamos com a filosofia do lean e a essência dessa filosofia é a melhoria contínua. Sempre temos algo a melhorar. Se aqui estamos bem, qual o próximo desafio? Esse contato nos ajuda neste sentido de nos desafiarmos. Vamos a um evento acreditando que nosso processo está em condição satisfatória e vemos que há quem faz muito melhor. Essa troca nos motiva a buscar melhorias. E o outro aspecto é estarmos em sintonia com o mercado. Cada área tem suas especificidades. Para não copiarmos o processo que acontecia na ponta, e trazer pro CSC, mas sem olhar pro mercado, padrões, conceitos. Isso agrega muito valor para nós também.