Robôs estão em todo lugar! Mas não pensem em unidades cibernéticas andando e manipulando produtos, a automação aqui tem um tom mais humanizado, ou seja, com a transformação digital gerando novas maneiras de fazer negócios. O RPA – Robotic Process Automation tornou-se um meio para as organizações fazerem seus colaboradores terem foco e aproveitarem o tempo e energia ao máximo, para realizar tarefas que são verdadeiramente importantes e necessitam da sensibilidade humana, ao invés de tarefas repetitivas. A transformação digital exige uma maneira nova de criar aplicações de negócios, que precisam ser escaláveis, rápidas e eficientes, a fim de que um grande número de transações possa ser executado, viabilizando os modelos de negócios atuais. Mas ao mesmo tempo, o RPA tem outra virtude: se encaixa como uma luva para integrar sistemas de backoffices legados, orquestrados com aplicações desenvolvidas em décadas passadas, muito comum em grandes empresas e prestadores de serviços compartilhados.
O que é o RPA?
A Robotic Process Automation é uma tecnologia baseada em software que utiliza robôs de software para simular a execução humana de um processo de negócios. Isso significa que ele executa a tarefa em um computador, usa a mesma interface que um trabalhador humano faria: clica, digita, abre aplicativos, consulta sites, usa atalhos de teclado entre outras ações repetitivas. Com o RPA robôs de software imitam e integram ações humanas em sistemas digitais para otimizar processos de negócios. O RPA captura dados, executa aplicativos, aciona respostas e se comunica com outros sistemas para executar várias tarefas.
Benefícios do RPA
Podemos considerar que algumas das vantagens da automação vão de encontro aos anseios da maioria das empresas e por isso podemos filtrar as três máximas abaixo:
- Trabalho Automatizado: Uma das principais vantagens ou a mais predominante do RPA é que a tecnologia permite o trabalho automatizado, aliviando trabalhadores humanos de processos repetitivos, como entrada de dados e manipulação de dados, permitindo que trabalhadores humanos se concentrem em tarefas complexas de valor agregado que são mais benéficas para os negócios.
- Redução de erros e custos humanos: As fraquezas às quais os trabalhadores humanos estão propensos, particularmente durante longas tarefas repetitivas, causadas pelo cansaço e pelo tédio, são completamente mitigadas com o RPA. Isso resulta em um trabalho mais preciso, oportuno e consistente, garantindo que tempo e dinheiro não sejam perdidos, corrigindo trabalhos ou criando duplicações.
- Funciona na infraestrutura de TI existente e é não invasivo: O RPA trabalha em conjunto com a infraestrutura de TI já existente; só necessita de treinamento de como usá-lo. Esse é um grande benefício para as organizações que usam sistemas legados. Ele interage com a infraestrutura de front-end e usa a mesma interface gráfica do usuário, ou seja, a mesma interface que os trabalhadores humanos usariam para concluir uma tarefa, garantindo que o cenário de TI não precise ser alterado para acomodar o RPA, mantendo os custos no mínimo.
Resumo: O RPA é a aplicação de software como uma força de trabalho virtual. Ele é gerido por regras e lógica de negócios definidas pelos desenvolvedores do RPA. Ele pode executar tarefas complexas exatamente como um trabalhador humano, emulando a interação dentro de uma interface, dando aos desenvolvedores a oportunidade de criar uma força de trabalho que imite o mesmo caminho manual que um humano levaria, com apenas uma fração do custo.
Onde utilizar o RPA?
O RPA tem sido utilizado em empresas de todos os portes e de todos os tipos de indústrias (Financeira, Telecomunicações, Saúde, Varejo, Manufatura, entre outras) e em todas as áreas (Financeira, Contábil/Fiscal, RH, TI, Faturamento, Compras, Atendimento ao Cliente, Jurídica, Facilities, Comercial, Vendas/Marketing entre outras). Para utilizar o RPA basta duas condições: 1) Regra Definida e 2) Dados Digitais/Estruturados.
O trabalho de identificação da oportunidade mais adequada de RPA é extremamente importante. Nesta identificação busca encontrar transações de negócios nas seguintes situações:
- Alto volume de trabalho sistêmico, realizado de forma manual;
- Alto volume de horas extras para execução do trabalho específico;
- Tempo de resposta/entrega insatisfatório para cliente externo ou interno;
- Novas contratações frequentes para atender picos de demandas ou sazonalidades;
- Baixa satisfação dos funcionários devido à natureza entediante do trabalho;
- Alto volume de retrabalho;
- Alto volume de multas ou autuações;
- Alto risco de comprometimento da imagem da empresa ou do produto devido a problemas de qualidade;
- Alto risco de perdas financeiras por falta de compliance ou problemas de qualidade.
Seguem abaixo alguns casos muito comuns de aplicação de RPA para todos os tipos de empresas. Existem infinidades de outros exemplos. Os exemplos abaixo são apenas ilustrativos:
- Entrada de Nota Fiscais;
- Admissão e Demissão de Funcionários;
- Cadastros de Clientes, Fornecedores e Produtos;
- Conciliação Bancária com Partidas do Contas a Receber e Pagar;
- Atendimento de Chamados Padrões;
- Conciliação Contábil x Fiscal;
- Pagamento de Fornecedores;
- Pagamento de Tributos;
- Validação de informação fiscal com Sistema da Receita Federal;
- Emissão de Faturamento;
- Entrada de Pedido de Compras;
- Conciliação de Contas Contábeis;
- Baixa Automática do Contas a Receber;
- Conferência e Pagamento de Benefícios de RH;
- Envio de Informações SPED;
- Emissão de Relatórios com diversas fontes de dados;
- Cadastro de informações em mais de um sistema;
- Integração de informações com Sistemas de Clientes ou Fornecedores;
