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A comunicação profissional eficiente exige novos hábitos on-line

O distanciamento social provocado pela pandemia da Covid-19 nos aproximou do mundo on-line. Era um caminho sem volta, mas o que talvez levasse uns 5 ou 10 anos, mudou da noite para o dia. Nossa cultura digital, estava sendo criada no dia a dia com os smartphones que facilitaram a nossa vida com agilidade em processos de necessidades pessoais, mas acima de tudo, profissionais. Quando surgiram o teletrabalho, o home office e as reuniões à distância de uma forma abrupta, nossos hábitos on-line se fundiram e confundiram nossa comunicação.   

É preciso separar a maneira como nos relacionamos com as pessoas nos canais pessoais e nos profissionais. Cada vez mais, a informalidade tem sido incentivada como uma linguagem de fácil compreensão e até mesmo mais atrativa. Palavras difíceis, discursos longos e até mesmo uma expressão corporal extremamente formal realmente podem não ter o alcance esperado para clientes, parceiros, colaboradores e público em geral no mundo dos negócios. Mas não significa que toda nossa maneira de se comunicar seja igual.   

O ideal é ter uma comunicação assertiva, clara e objetiva até mesmo nas conversas informais. Entretanto, cabe ressaltar que me refiro aqui especificamente ao cenário corporativo, das mesas de negociação, das apresentações para as equipes de uma empresa. Pego o exemplo das videoconferências, das reuniões on-line. O primeiro desafio é estar preparado para os diversos canais, seja Google Meet, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Webex ou qualquer outra plataforma. E ainda se quem vai participar ou liderar a reunião poderá estar num desktop, tablet, smartphone ou notebook. E de onde vai se conectar?   

No mundo pessoal, a conversa entre duas, três, ou até uma multidão, pode ser feita de qualquer forma e lugar. Também é tranquilo quando a cultura da empresa se permite ser mais informal entre os colaboradores até mesmo para incentivar a criatividade. O conceito 5S, por exemplo, pode deixar o cenário limpinho, tudo no lugar, mas às vezes poda a bagunça criativa. Algo que a geração mais digital não se adapta bem. Quem quiser se aprofundar neste tema pode ler o livro “Caos Criativo, como ser criativo e resiliente em um mundo que gosta de arrumação“, de Tim Harford.

O ambiente profissional, no entanto, exige pelo menos alguns cuidados na hora de se conectar em situações cruciais como fechar um grande negócio, apresentar um novo produto, comunicar uma mudança drástica da empresa para os colaboradores. Neste caso, a videoconferência precisa ser encarada como um evento ao vivo. Eu me espelho muito no preparo que sempre tivemos, quando trabalhei para colocar programas de TV no ar para milhões de telespectadores. E cada área tem seus processos formais na sua rotina de trabalho, seja na engenharia, administração, comunicação e jurídica. Qualquer área pode se espelhar no seu procedimento padrão para estabelecer seu roteiro de reunião, com regras, com organização e disciplina.   

Uma apresentação de uma empresa, precisa ter um roteiro, seus oradores, um líder, um produtor auxiliar que terá todo material a ser apresentado como um plano B, caso o orador se atrapalhe ou não encontre os arquivos. Quantas reuniões participamos e tem um monte de “peraí, só um pouquinho, sorry etc.?” Ou pior, o vídeo não roda. Depois mostramos, mas o vídeo não era a peça-chave da apresentação? Então, é preciso ensaiar, testar todas as conexões e se a empresa cliente mudou do Google Meet para o Zoom, estão todos preparados para esta plataforma?

Claro que o momento atual permite uma falha aqui, uma queda de sinal ali, o cachorrinho latindo. Mas isso não pode ser corriqueiro. É como aquela desculpa do atraso em tempos de aglomeração. Era sempre o trânsito. Para não furar o pneu da apresentação, certifique-se na sua casa ou com a TI, para ter a melhor conexão, o melhor cenário, iluminação e figurino. Não precisa ser de terno e gravata, nem de vestido de luxo, mas o vídeo não comunica bem com estampas floridas, listras, cores exóticas, luz no fundo, imagem escura. Outra coisa: não economize para ter o melhor fone e microfone. Sem o som não existe comunicação neste caso. A não ser, como disse, que a cultura da empresa seja “descolada” desta formalidade.   

Quem participa como profissional convidado e não é o anfitrião também precisa se preparar, se conectar antes se a plataforma for novidade, baixar o app e testar. Caso não haja como, melhor fechar a câmera, pedir desculpas e participar somente por áudio, ou porque está em outra cidade, fora da empresa e só poderia participar desta forma. Se for preciso, recorra a um profissional habilitado para a sua necessidade, seja em TI ou em comunicação.   

Agora, o mais importante é saber que isso é uma embalagem. No fundo não valerá nada se a comunicação, a fala, o texto, o propósito da reunião ou do encontro não forem atingidos. Por isso, quanto maior o preparo e formalização das ferramentas, menor será a preocupação na hora de se comunicar. Tem gente que tira de letra, como se diz, mas não custa nada ter melhores hábitos on-line em tempos de conexões. É algo simples. Tenho certeza de que, na próxima vez que você for participar de uma conexão a trabalho, vai perceber o nível de eficiência da sua comunicação e a dos outros.


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